Una guía para manejar interacciones difíciles en el trabajo

Las interacciones difíciles, como la belleza, a menudo están en el ojo del espectador. Puede sentir que un gerente que habla rápido es demasiado directo, mientras que a su colega, que quiere 'solo los hechos', le encanta trabajar con ella. Los comportamientos a menudo parecen difíciles cuando son diferentes a los nuestros, o se interponen en el camino para satisfacer nuestras necesidades. Las diferencias en los estilos o valores de trabajo también pueden generar problemas. Lo mismo ocurre con las situaciones en las que los miembros del equipo tienen metas y objetivos divergentes. Varias causas fundamentales de las interacciones difíciles se analizan con más detalle más adelante.

¿Vale la pena su tiempo?

Siempre es importante mantener buenas relaciones de trabajo, pero no todas las relaciones o interacciones tienen la misma importancia. Cuando piense en mejorar las relaciones laborales, tenga en cuenta la importancia de cada relación para usted, a corto y largo plazo. Si tiene problemas con el estilo de trabajo del asistente de su gerente y necesita interactuar con él diariamente en asuntos críticos, esa relación tiene alta prioridad. Pero le daría una prioridad menor a resolver las diferencias con un colega que ha sido transferido fuera del proyecto.

¿Que es lo que lo impide?

Aprender a manejar interacciones difíciles conlleva enormes beneficios, pero requiere mucho trabajo. Las barreras para una resolución exitosa van desde la falta de reconocimiento del problema hasta las creencias incorrectas y el miedo psicológico a ciertas situaciones.

Causas fundamentales de las interacciones difíciles y sus soluciones

Una vez que perciba que cierto comportamiento está causando problemas, trate de identificar su causa raíz. A continuación se muestran algunos ejemplos.

Problema 1

Percibes los problemas de manera diferente a la otra persona. Por ejemplo, percibe las directivas de la alta dirección como más importantes que un miembro del equipo.

¿Por qué lo ven así?

Cada uno de nosotros tenemos nuestra propia forma de percibir los eventos, y eso da forma a nuestra comprensión del mundo. Por ejemplo, si ha experimentado un despido, puede leer el anuncio de expansión de la gerencia de manera muy diferente a alguien que nunca ha perdido un trabajo. A medida que nos enfocamos en los factores que nos parecen más relevantes, buscamos evidencia que respalde nuestros puntos de vista. Y nuestro comportamiento fluye de esta comprensión.

El género, los roles laborales y la experiencia laboral pueden influir en la perspectiva. El veterano que lleva 27 años en la empresa y sabe cómo se han hecho siempre las cosas tendrá una perspectiva muy diferente a la de un nuevo empleado recién egresado de la escuela de negocios.

Solución 1

Cuando trabaje con comportamientos que le resulten difíciles, es importante indagar, o al menos conjeturar, sobre la perspectiva del otro. Cuando eres capaz de reconocer el otro punto de vista y apreciar la percepción de la situación por parte de la otra persona, puedes avanzar hacia la resolución.

Supongamos que encuentra que la persistencia de alguien en trabajar en un tema que usted considera sin importancia se basa en su percepción de que la situación es crítica; esa comprensión puede ayudarlo a comenzar a reconciliar sus diferencias.

Problema 2

Estás motivado por diferentes intenciones. Está motivado por la calidad, mientras que un colega está motivado por el logro.

¿Por qué la otra persona actúa de esa manera?

Para comprender el comportamiento de alguien, es necesario comprender qué motiva a esa persona. Es posible estar influenciado por más de una causa, pero siempre hay una dominante.

El comportamiento laboral a menudo está motivado por la necesidad de:

• completar el trabajo con prontitud. Por ejemplo, alguien que considera que la finalización es una prioridad puede tener poca paciencia para esperar detalles adicionales.
• completar el trabajo sin ningún error. Alguien que quiera completar el proyecto sin errores puede retener información o tener problemas para tomar decisiones rápidas.
• construir relaciones durante el trabajo. Alguien a quien le gusta llevarse bien puede tener dificultades para dar retroalimentación honesta.
• obtener reconocimiento por el trabajo. Alguien que ansía reconocimiento puede tratar de extender sus responsabilidades de proyecto a un área de alto perfil para asegurar el reconocimiento.
• evitar el castigo o la desaprobación durante el trabajo. Alguien que quiere evitar la desaprobación puede hacer todo lo posible para evitar el riesgo.

Cada motivación tiene sus pros y sus contras. Los problemas reales tienden a comenzar cuando no se satisfacen las necesidades de las personas. Por ejemplo, las personas que tienen una gran necesidad de llevarse bien pueden tener problemas para hacerse valer por miedo a no gustar.

Solución 2

Cuando sabes lo que motiva a alguien, puedes tratar de acomodarlo, para beneficio mutuo. También puede usar lo que sabe sobre la otra persona para anticipar cómo pueden trabajar mejor juntos.

Cómo abordar las necesidades de otras personas

Problema

Trabajas y te comunicas de manera diferente. Le gusta tener todos los problemas abiertos, pero su gerente prefiere tratar los problemas de uno en uno.

¿Por qué él o ella lo hace de esa manera?

Las personas tienen estilos preferidos de trabajo y comunicación. Algunos estilos naturalmente funcionan bien juntos, mientras que otros chocan.

A continuación se muestran cuatro estilos preferidos con descripciones y detalles sobre cómo funcionan. Determine cuál se parece más a usted y cuál se parece más a la otra persona en su interacción.

Solución

Una vez que haya identificado su estilo de trabajo y el de la otra persona, puede concentrarse en cómo adaptarse a las preferencias de cada uno.

Tipos de personalidades y sus funciones

Problema

Su comportamiento promueve un comportamiento negativo. Por ejemplo, su vigilancia sobre los plazos de un proyecto hace que un miembro del equipo asuma menos responsabilidad por cumplir con los hitos.

¿Qué hice para influir en ellos para que se comportaran de esa manera?

Los comportamientos no funcionan de forma aislada. Son reacciones a algo oa alguien. Nadie puede obligar a otra persona a hacer o sentir algo, pero aún así es importante reconocer su papel para influir en el comportamiento de otra persona.

Solución

Cuando seas consciente de lo que haces que conduce a un comportamiento indeseable en otra persona, trata de evitarlo o haz algo diferente. Influir en los comportamientos es un proceso dinámico: a menudo puede ver lo que funciona al instante. Entonces, si no está obteniendo los resultados que desea, intente otra cosa.

Cómo trabajar con diferentes estilos de trabajo

¿Debe tratar siempre de trabajar con comportamientos difíciles?

No. Algunos comportamientos son demasiado difíciles de abordar en un entorno empresarial, o la recompensa no es suficiente para justificar el tiempo dedicado a ello. Considere los posibles resultados y determine si su tiempo vale la pena.

Entiendo el comportamiento de la otra persona, pero sigo sin disfrutar trabajando con él. ¿Que puedo hacer?

Recuerda que el foco debe estar en los resultados y en la relación de trabajo. No es necesario que le guste la persona para encontrar que vale la pena abordar su comportamiento difícil. Mantenga el foco de la conversación en los resultados y en cómo mejorar la relación laboral. Dos personas pueden trabajar de manera muy efectiva sin caer bien.

Cuando la causa raíz es una situación

Cuando la dificultad es la situación y no necesariamente un comportamiento concreto, es necesario comunicarse de forma eficaz para conciliar las diferencias y llegar a acuerdos.

Escucha primero

'Escuchar primero' significa centrarse en ser abierto y no juzgar mientras la otra persona explica su razón de ser. Este tipo de escucha ayuda a crear una comprensión más clara de la intención de la persona. También puede generar confianza y aprecio mutuo.

Demuestra que estás tratando de trabajar con alguien

• Suspenda el juicio manteniendo su mente abierta a otros puntos de vista
• Escuche atentamente las palabras y la intención. Toma nota.
• Parafrasea lo que has escuchado para comprobar que lo has entendido. Por ejemplo, 'Lo que te escucho decir es...'
• Haga preguntas para aclarar. Por ejemplo, '¿Qué ve específicamente como un problema en mi recomendación?

Reconciliar diferencias: problemas, posiciones e intereses

Cuando las personas adoptan diferentes posiciones sobre un tema y se aferran a ellas, el trabajo en equipo se detiene. La clave para reconciliar las diferencias es comprender la perspectiva de la otra persona haciendo preguntas abiertas y aclarar su perspectiva explicando su razón.

Use preguntas para descubrir intereses

Por lo general, las personas saben cuál es el problema que causa la dificultad y cuál es su posición al respecto. Sin embargo, es posible que no sean conscientes de los intereses subyacentes que dan forma a su posición. Para descubrir estos intereses, debe hacer preguntas abiertas. Por ejemplo, '¿Por qué no está dispuesto a darme la misma cantidad de tiempo de vacaciones que tienen otros gerentes departamentales?'

Use el razonamiento para transmitir su punto de vista

También debe ser capaz de explicar sus propios intereses subyacentes. Indique su posición, los datos que la respaldan y el impacto de lo que está proponiendo. Obtenga la reacción de la otra persona a su explicación.

Una vez que se entiendan claramente sus intereses y los de la otra persona, ambos pueden comenzar a buscar soluciones creativas.

Pasos básicos para manejar interacciones difíciles

• Identificar la causa raíz
• Seleccione una estrategia basada en la causa raíz.
• Implementar la estrategia.
• Monitorea la efectividad de tu estrategia

Identificar la causa raíz

Pueden surgir interacciones difíciles porque:

• dos personas perciben un comportamiento, problema o situación de manera diferente
• dos personas están motivadas por diferentes intereses
• dos personas tienen diferentes estilos de trabajo
• el comportamiento de una persona promueve el comportamiento negativo de la otra persona.

Seleccione una estrategia basada en la causa raíz

• Trate de entender la interacción difícil desde la perspectiva de la otra persona.
• Haga preguntas abiertas para descubrir las motivaciones de la otra persona.
• Cuando la causa raíz es el comportamiento, identifique la emoción subyacente (miedo, preocupación, etc.) y reconózcalo ante la otra persona.
• Cuando la causa raíz es un estilo de trabajo, intente ajustar su comportamiento para interactuar con la otra persona de la manera en que ella o él se sientan más cómodos.
• Cuando la causa principal sea su propio comportamiento, cámbielo.
• Cuando la fuente de la dificultad sea una situación, trabaje para descubrir los intereses de la otra persona y comunique los suyos también.

Supervise la eficacia de su estrategia

• Escuche atentamente durante la implementación.
• Dale a la otra persona la oportunidad de responder.

Pasos para cambiar su propio comportamiento

• Identifica el comportamiento que no te gusta en otra persona.
• Examine qué cambio en su propio comportamiento es probable que minimice el comportamiento difícil de la otra persona.
• Explore los valores y las percepciones que le dificultan cambiar.
• Elija un área en la que pueda acomodar a la otra persona.
• Implemente su estrategia lentamente.
• Esté atento a cualquier cambio en el comportamiento de la otra persona; asegúrese de recompensar dichos cambios.

Pasos para prepararse para una interacción difícil

• Definan juntos el propósito de la interacción.
• Describa cualquier evento que esté afectando esta interacción.
• Identifique los resultados finales deseados y cualquier obstáculo que exista.
• Esté preparado para describir lo que sucederá si el problema no se resuelve.

Pasos para usar técnicas de comunicación para reconciliar diferencias

• Utilice técnicas de escucha activa para transmitir su interés.
• Descubre los intereses subyacentes de cada persona.
• Solicitar y hacer propuestas sobre cómo resolver el problema.

Use técnicas de escucha activa para transmitir su interés

• Deje de lado sus propias reacciones y escuche las intenciones y sentimientos de la otra persona.
• Inicialmente, mantén tus propias opiniones fuera de la conversación.
• Parafrasea lo que escuchas.
• Compruebe si hay suposiciones o sentimientos tácitos que la otra persona pueda tener.

Descubra los intereses subyacentes de cada persona

• Explique sus percepciones y razones.
• Comprobar la comprensión.
• Pídele a la otra persona que aclare su punto de vista.
• Reconocer el punto de vista de la otra persona.

Solicitar y hacer propuestas sobre cómo resolver el problema

• Comience con pequeños acuerdos.
• Trabaja con una idea a la vez.
• Centrarse en el acuerdo, no en el desacuerdo

Consejos para una escucha efectiva

• suspender el juicio
• Parafrasear lo que la otra persona ha dicho
• Haz preguntas abiertas.
• Mantenga el contacto visual y use un lenguaje corporal que indique receptividad.

Consejos para mantener relaciones laborales efectivas

• Enfatice un enfoque mutuo de resolución de problemas.
• Sea accesible.
• Aceptar a las personas como son.
• Mantenga los problemas de relación separados de los problemas de proceso.
• Se de mente abierta.
• Equilibrar la razón con las emociones
• Use la escucha activa para indagar, escuchar y comprender a la otra persona.
• Consultar con otros antes de decidir sobre una acción.
• Confiar en la persuasión para llegar a acuerdos

Consejos para responder a comportamientos molestos

• No puede evitar los conflictos, pero puede gestionar sus resultados
• Tratar el comportamiento difícil como un problema conjunto
• Establecer un acuerdo sobre cuestiones fundamentales. Trabaje en tiempo presente: evite referencias a errores pasados.
• No se deje atrapar por una política de ojo por ojo.

Consejos para trabajar con comportamientos particularmente difíciles

Consejos para lidiar con comportamientos específicos de roles

Sugerencias para manejar el comportamiento difícil de un subordinado directo

Antes de la interacción:

• Explique sus expectativas.
• Prepárese mentalmente, ensaye cómo puede proceder.
• Consultar a una tercera persona para obtener asesoramiento.

Durante la interacción:

• Tomar un descanso.
• Cuente hasta 10 si no es posible un descanso.
• Reconoce y habla de tus emociones.
• Aceptar la responsabilidad por el comportamiento, si corresponde.

Consejos para manejar el comportamiento difícil de un compañero de trabajo

• Trabajen juntos en un problema para ver si los objetivos mutuos pueden inspirarlos a trabajar mejor juntos.
• Comparta el crédito para restar importancia a las rivalidades.
• Proporcione comentarios sobre los problemas que considere que son un problema.

Consejos para manejar el comportamiento difícil de su gerente

• Considere si la persona es consciente del impacto del comportamiento.
• Trate de determinar si una percepción subyacente sobre su trabajo se interpone en el trabajo conjunto.

La mejor comida para llevar

Ahora ya sabes casi todo lo que hay que saber sobre la gestión de conflictos en el trabajo. Recuerde, cada situación es diferente, pero por lo general, practicar una buena comunicación y tratar de identificar la raíz del problema puede ayudar a resolver los problemas mucho más rápido.

¿Tiene algún consejo para manejar interacciones difíciles en el trabajo? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!

Este contenido es preciso y verdadero al leal saber y entender del autor y no pretende sustituir el asesoramiento formal e individualizado de un profesional calificado.